管理者ガイド
学校管理者メニューの利用方法をご案内いたします。
アカウントの登録や管理
アカウント情報について
本サービスには、管理者、先生、生徒の3つのアカウント種別が存在します。
管理者はアカウント管理画面から、先生や生徒のアカウントや、追加の管理者アカウントを登録できます。登録したアカウント情報は、本サービスを利用する先生や生徒にご案内ください。
- 登録したアカウントの初期パスワードは、個人IDと同じです。
アカウント管理画面の見かた
アカウント管理画面は先生用と生徒用で分かれています(管理者の登録は、先生用の管理画面から行います)。
ここでは先生用の画面を例に説明しますが、生徒用の画面も見かたは同じです。
【一括処理】
チェックボックスでチェックを入れた登録情報について、まとめて変更操作を行います。
【インポート】
- 新規登録用や変更登録用のCSVファイルをダウンロードします。
- CSVファイルを読み込んで、複数のアカウント情報を新規登録したり変更登録したりします。
絞り込み機能
表示の絞り込みを行います(絞り込み機能について)。
【選択中の先生を全て表示】
ONにすると、チェックボックスで選択した登録情報のみを表示します。
選択に間違いがないことをご確認ください。
個別操作メニュー
登録情報について、個別に変更操作を行います。
ボタン
アカウント情報を新規登録します。
チェックボックス
複数のアカウント情報を選択する場合にチェックします。
絞り込み機能について
表示条件を選択したり検索したいキーワードを入力したりすることで、表示を絞り込むことができます。
- 画面を切り替えると、絞り込み表示は解除されます。
- チェックボックスで登録情報を複数選択した後で表示を絞り込んだ場合、絞り込み条件から外れて表示されていない登録情報にもチェックは保持されています。【一括処理】メニューからまとめて変更操作をする場合はご注意ください。
「状態」について
生徒のアカウントには、以下のいずれかの状態が適用されています。
状態 | 備考 |
---|---|
【有効】 | クラスや授業情報に登録できます。 |
【無効】 | クラスや授業情報に登録できません。また、ログインできない状態となります。 |
【卒業】 | 卒業処理(年度処理)がされたアカウントです。 卒業処理確定後の9月30日を過ぎると、アカウントは削除されます。 |
- 状態を変更したい場合は、「アカウントを編集する」を参照してアカウント情報を変更してください。
変更内容 | 備考 |
---|---|
【有効】→【卒業】に変更の場合 (年度処理の新年度編集中のみ) |
|
【有効】→【無効】に変更の場合 |
|
【無効】→【有効】に変更の場合 | ライセンスが割り当てられていない状態です。割り当てたい場合は「アカウント情報にライセンスを割り当てる」を参照してください。 |
- 状態の変更例:
- 休学や留学、転校などで一時的に学校を離れる生徒を、クラスおよび授業の管理画面で非表示にしたい場合は【無効】にする。その後で復学した際には【有効】にする。
- 生徒が退学した場合は、一旦【無効】にする。その後もアカウントが不要であれば、アカウントを削除する。
- 年度処理の新年度編集中のみ、【卒業】→【有効】、【有効】→【卒業】に変更可能です。
アカウントを登録する
先生または生徒のアカウントを登録します。
アカウントを個別に登録する
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
【 先生】を選択して、を選択する。
各項目の情報を入力して、【追加する】を選択する。
- [*]印が付いている項目は、必須入力です。
- 管理者を登録する場合は、「役割」で管理者を選択します。
- 生徒の登録では、「役割」の入力はありません。
アカウント情報が登録されます。
- ここで登録した個人ID/メールアドレスが、初期パスワードとして設定されます。
先生のアカウントを一括登録する
複数のアカウント情報が入力されているCSVファイルを読み込むことで、先生のアカウントを一括で登録できます。
【 先生】を選択する。
すでに情報入力されたCSVファイルをお持ちの場合は、手順5へお進みください。
【インポート】メニューから、【新規登録】→【雛型をダウンロード】の順に選択する。
保存先を選択して、CSVファイルフォーマットをダウンロードする。
- 保存先の選択方法はお使いのブラウザによって異なりますので、ブラウザのヘルプを参照してください。
ダウンロードしたCSVファイルに、次の項目内容を入力する。
項目 | 備考 |
---|---|
個人ID/メールアドレス | 半角英数とメールアドレスに使用できる記号で255文字まで |
氏名 | 全角/半角で32文字まで(半角のカンマは入力不可) |
フリガナ | 全角/半角で120文字まで(半角のカンマは入力不可) |
役割 |
|
- 生徒用とはファイルフォーマットが異なります。必ず先生用の管理画面からダウンロードしたCSVファイルに入力してください。
- フォーマットの1行目(項目名)は変更しないでください。
- 複数の先生や生徒に、同一の個人ID/メールアドレスを設定することはできません。
- ここで入力した個人ID/メールアドレスが、初期パスワードとして設定されます。
外部サービスアカウントのメールアドレスを入力することで、外部サービスアカウントと連携してログインすることもできます。 - 初回ログイン時のみ、SSO初回ログイン認証を行います。認証後、次回以降はSSOログインからご利用ください。
- 初回ログイン認証後に「個人ID/メールアドレス」を変更する場合は、変更後に必ずパスワード初期化を行ってください。
- 先生/管理者の登録上限は500件です。ただし外部プラットフォームサービスと連携している場合は、そのサービスの登録件数が優先されます。
- 先頭が“0”で始まる値を含むCSVファイルを表計算ソフトで編集すると、保存の際に“0”が消えてしまう場合があります。その際は“0”で始まらない値を入力するか、他の編集ソフトをお使いください。
【 先生】の画面で、【インポート】を選択する。
【新規登録】→【編集済みデータをアップロード】の順に選択する。
【新規登録用ファイルを選択】を選択して、手順4で入力したインポート用のCSVファイルを選択する。
CSVファイルの選択方法はお使いのブラウザによって異なりますので、ブラウザのヘルプを参照してください。
- 次のようなファイルは選択しないでください。ファイルフォーマットが異なるので、誤った情報で登録される原因となります。
- 手順4で作成した先生用以外のCSVファイル
- 変更登録用のCSVファイル
【インポート】を選択する。
確認画面で【インポートする】を選択する。
アカウント情報が一括で登録されます。
- 一括登録により、すでに登録されているアカウントが、変更または削除されることはありません。
生徒のアカウントを一括登録する
複数のアカウント情報が入力されているCSVファイルを読み込むことで、生徒のアカウントを一括で登録できます。
【 生徒】を選択する。
すでに情報入力されたCSVファイルをお持ちの場合は、手順5へお進みください。
【インポート】メニューから、【新規登録】→【雛型をダウンロード】の順に選択する。
保存先を選択して、CSVファイルフォーマットをダウンロードする。
- 保存先の選択方法はお使いのブラウザによって異なりますので、ブラウザのヘルプを参照してください。
ダウンロードしたCSVファイルに、次の項目内容を入力する。
項目 | 備考 |
---|---|
個人ID/メールアドレス | 半角英数とメールアドレスに使用できる記号で255文字まで |
氏名 | 全角/半角で32文字まで(半角のカンマは入力不可) |
フリガナ | 全角/半角で120文字まで(半角のカンマは入力不可) |
学年 | 1~9までの半角数字(学校種別によって入力できる数字は異なる) |
クラス |
|
- 先生用とはファイルフォーマットが異なります。必ず生徒用の管理画面からダウンロードしたCSVファイルに入力してください。
- 既に登録されている学年とクラスに、生徒を追加することはできません。
- フォーマットの1行目(項目名)は変更しないでください。
- 複数の先生や生徒に、同一の個人ID/メールアドレスを設定することはできません。
- ここで入力した個人ID/メールアドレスが、初期パスワードとして設定されます。
外部サービスアカウントのメールアドレスを入力することで、外部サービスアカウントと連携してログインすることもできます。 - 初回ログイン時のみ、SSO初回ログイン認証を行います。認証後、次回以降はSSOログインからご利用ください。
- 初回ログイン認証後に「個人ID/メールアドレス」を変更する場合は、変更後に必ずパスワード初期化を行ってください。
- 生徒の登録上限は4500件です。ただし外部プラットフォームサービスと連携している場合は、そのサービスの登録件数が優先されます。
- 同じ学年とクラスに登録できる生徒の上限は、99件です。
- 先頭が“0”で始まる値を含むCSVファイルを表計算ソフトで編集すると、保存の際に“0”が消えてしまう場合があります。その際は“0”で始まらない値を入力するか、他の編集ソフトをお使いください。
- 学年とクラスの情報を両方入力しておけば、インポートした際にクラス情報の登録と、クラス情報への生徒の登録も行われます。
【 生徒】の画面で、【インポート】を選択する。
【新規登録】→【編集済みデータをアップロード】の順に選択する。
【新規登録用ファイルを選択】を選択して、手順4で入力したインポート用のCSVファイルを選択する。
CSVファイルの選択方法はお使いのブラウザによって異なりますので、ブラウザのヘルプを参照してください。
- 次のようなファイルは選択しないでください。ファイルフォーマットが異なるので、誤った情報で登録される原因となります。
- 手順4で作成した生徒用以外のCSVファイル
- 変更登録用のCSVファイル
【インポート】を選択する。
確認画面で【インポートする】を選択する。
アカウント情報が一括で登録されます。
- 一括登録により、すでに登録されているアカウントが、変更または削除されることはありません。
ライセンスを割り当てる
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
アカウント情報にライセンスを割り当てる
登録した先生または生徒のアカウント情報でEX-word機能を使用するには、ライセンスを割り当てます。
- 次のような場合は、ライセンスを割り当てることができません。
- ライセンス数が不足している
- 同一期間に同一ライセンスを割り当てようとしている
- ライセンスの期限が切れている
- 選択した複数の登録情報のうち、すでにライセンスが割り当てられている登録情報がある
- 状態が【無効】または【卒業】のアカウントを選択している
【 先生】を選択する。
ライセンスを割り当てたい登録情報を選択する。
【一括処理】メニューから、【ライセンス設定】を選択する。
割り当てるライセンスを選択して、【設定する】を選択する。
- 選択できるライセンスは1つです。
ライセンスが割り当てられます。
- 個別操作メニューから【ライセンス設定】を選択しても、ライセンスを割り当てることができます。
アカウント情報からライセンスを削除する
先生または生徒のアカウント情報に割り当てたライセンスを削除します。
【 先生】を選択する。
編集したいアカウントの個別操作メニューを開いて、【ライセンス情報】を選択する。
削除したいライセンスの個別操作メニューを開いて、【削除】を選択する。
【削除する】を選択する。
アカウント情報から、ライセンスが削除されます。
アカウントを編集する
アカウントを個別に編集する
登録されている先生または生徒のアカウント情報を、個別に編集します。
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
【 先生】を選択する。
編集したいアカウントの個別操作メニューを開いて、【変更】を選択する。
変更したい情報を入力して、【変更する】を選択する。
- [*]印が付いている項目は、必須入力です。
登録情報が変更されます。
- クラス情報に登録されている生徒の学年を変更した場合は、その生徒はクラス情報から削除されます。
- 年度処理の作業中は、状態を「無効」にすることはできません。
アカウントを一括編集する
登録されている先生または生徒のアカウント情報を、一括で編集します。
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
【 先生】を選択する。
【インポート】メニューから、【登録データ変更】→【登録データをダウンロード】の順に選択する。
保存先を選択して、CSVファイルをダウンロードする。
- 保存先の選択方法はお使いのブラウザによって異なりますので、ブラウザのヘルプを参照してください。
- 生徒の場合は、状態が「有効」になっているアカウント情報のみが全件ダウンロードされます。
ダウンロードしたCSVファイルの、編集したい項目内容を修正する。
項目 | 備考 |
---|---|
User_id | 変更できません |
個人ID/メールアドレス | 半角英数とメールアドレスに使用できる記号で255文字まで |
氏名 | 全角/半角で32文字まで(半角のカンマは入力不可) |
フリガナ | 全角/半角で120文字まで(半角のカンマは入力不可) |
役割(先生のみ) |
|
学年(生徒のみ) | 1~9までの半角数字(学校種別によって入力できる数字は異なる) |
クラス(生徒のみ) |
|
- 先生用と生徒用とではファイルフォーマットが異なります。先生用または生徒用で専用のCSVファイルを修正してください。
- フォーマットの1行目(項目名)と2行目(User_id)は変更・削除しないでください。エラーの原因となります。
- 複数の先生や生徒に、同一の個人ID/メールアドレスを設定することはできません。
- 先頭が“0”で始まる値を含むCSVファイルを表計算ソフトで編集すると、保存の際に“0”が消えてしまう場合があります。その際は“0”で始まらない値を入力するか、他の編集ソフトをお使いください。
- SSO初回ログイン認証済みの先生や生徒の「個人ID/メールアドレス」を変更する場合は、変更後に必ずパスワード初期化を行ってください。
- 「個人ID/メールアドレス」項目に外部サービスアカウントのメールアドレスを入力すると、外部サービスアカウントと連携してログインができるようになります。
【 先生】の画面で、【インポート】を選択する。
【登録データ変更】→【編集済み登録データをアップロード】の順に選択する。
【変更登録用ファイルを選択】を選択して、手順4で修正したCSVファイルを選択する。
CSVファイルの選択方法はお使いのブラウザによって異なりますので、ブラウザのヘルプを参照してください。
- 次のようなファイルは選択しないでください。ファイルフォーマットが異なるので、誤った情報で登録される原因となります。
- 手順4で修正した以外のCSVファイル
- 新規登録用のCSVファイル
【インポート】を選択する。
確認画面で【インポートする】を選択する。
修正したアカウント情報が一括で登録されます。
アカウントの状態を編集する
ここでの操作は生徒用アカウント管理画面を例に説明します。
【 生徒】の画面で、変更したいアカウント情報を選択する。
【一括処理】メニューから、【状態変更】を選択する。
状態を変更して、【変更する】を選択する。
アカウントの状態が変更されます。
状態について詳しくは「「状態」について」を参照してください。
外部サービスアカウントと連携させる
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
【 先生】を選択する。
編集したいアカウントの個別操作メニューを開いて、【SSO連携】を選択する。
外部サービスアカウントの【メールアドレス】または【ログインID】を入力して、【連携する】を選択する。
連携が完了して、先生または生徒が今後のログインにおいて、外部サービスアカウントからログインすることができます。
- SSO初回ログイン認証済みの先生や生徒の「個人ID/メールアドレス」を【SSO連携】にて変更する場合は、変更後に必ずパスワード初期化を行ってください。
- SSO連携を解除したい場合は、以下の操作を行ってください。
- 「アカウントを個別に編集する」または「アカウントを一括で編集する」で、連携する外部サービス以外のID/メールアドレスに変更する
- 解除したいアカウントの、パスワードを初期化する
- 先生または生徒が速やかにログインして、パスワードを変更をしていただく
アカウントを削除する
登録した先生または生徒のアカウント情報を削除します。
- 次のような場合は、アカウントを削除できません。
事前に登録されている情報を削除または変更した後で、アカウントの削除を実施してください(状態を無効に変更したアカウントは削除可能です)。 - ノートブックが存在している
- ふせんが存在している
- 受講している授業が存在している
- クラスに所属している
- 役割で「管理者」を選択している
- 状態が【無効】になっているアカウントは削除できますが、ノートブックやふせんが存在していたり、授業やクラスの情報が割り当てられてられていても、強制的に削除となるのでご注意ください。
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
【 先生】を選択する。
削除したい登録情報を選択する。
【一括処理】メニューから、【削除】を選択する。
【削除する】を選択する。
選択した情報が削除されます。
- 個別操作メニューから【削除】を選択しても、アカウントを削除できます。
- 「管理者」になっているアカウントを削除したい場合は、事前にアカウントを編集して、役割を変更してください(アカウントを編集する)。
- 年度処理の新年度編集中、削除できる生徒のアカウントは新入生のみです。在校生のアカウントは削除されません。
- 卒業生のアカウントは削除できません(卒業生を選択すると、手順3で【削除】は選択できなくなります)。
卒業生のアカウントは、卒業処理確定後の9月30日を過ぎると自動で削除されます。
パスワードを初期化する
登録した先生または生徒のアカウント情報の、パスワードを初期化します。
ここでの操作は先生用アカウント管理画面を例に説明します。生徒用アカウント管理画面でも操作内容は同じです。
【 先生】を選択する。
パスワードを初期化したい登録情報を選択する。
【一括処理】メニューから、【パスワード初期化】を選択する。
【初期化する】を選択する。
パスワードが初期化されます。
- 初期化後のパスワードは、個人ID/メールアドレスと同じになります。
- 個別操作メニューから【パスワード初期化】を選択しても、パスワードを初期化できます。
- 状態が【無効】のアカウントは、パスワード初期化できません(【無効】のアカウントを選択すると、手順3で【パスワード初期化】は選択できなくなります)。